Integritetspolicy för kandidater
Version: 1.0 | Senast uppdaterad: 2026.08.06 | Gäller från: 2026.08.06
1. Om denna policy
LaborFlow Consulting AB, nedan kallat ”LaborFlow”, värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy beskriver hur vi behandlar personuppgifter om dig när du söker arbete hos oss, visar intresse för framtida tjänster, deltar i en rekryteringsprocess eller på annat sätt kommer i kontakt med oss som kandidat. Policyn gäller oavsett om du ansöker direkt, blir kontaktad av oss eller presenteras av en rekryteringspartner.
2. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandlingen är:
· LaborFlow Consulting AB
· Organisationsnummer: 559577-4794
· Registrerad adress: Lillgårdens Gränd 3/1001, 43657 Hovås, Sverige.
· E-post för dataskyddsfrågor: office@laborflow.se
· Dataskyddsombud, om tillämpligt: Katarzyna Sikora, CEO, katarzyna.sikora@laborflow.se
LaborFlow AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med rekryteringen.
3. Vilka personuppgifter vi behandlar
Beroende på tjänsten och rekryteringsprocessen kan vi behandla följande kategorier av personuppgifter:
· identitets- och kontaktuppgifter, exempelvis namn, telefonnummer, e-postadress, bostadsort och profilbild;
· ansöknings- och merituppgifter, exempelvis CV, personligt brev, utbildning, kompetenser, arbetslivserfarenhet, certifieringar, språk och arbetsprover;
· uppgifter som uppkommer under processen, exempelvis intervjunoteringar, bedömningar, testresultat, löneanspråk, tillgänglighet och kommunikation med dig;
· referens- och bakgrundsuppgifter som vi får från de personer du anger eller från en kontrollerad bakgrundskontroll, när en sådan kontroll är relevant, proportionerlig och lagligen tillåten;
· tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress, tidsstämplar och logguppgifter när du använder vår karriärsida eller vårt rekryteringssystem;
· uppgifter om arbetstillstånd eller rätt att arbeta, när detta behöver kontrolleras inför en anställning;
· andra uppgifter som du frivilligt lämnar till oss.
Lämna inte känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser om vi inte uttryckligen har begärt dem och informerat dig om varför de behövs. Om sådana uppgifter ändå är nödvändiga behandlar vi dem endast när det finns särskilt stöd enligt tillämplig lag.
4. Varifrån uppgifterna kommer
Vi samlar i första hand in uppgifter direkt från dig. Vi kan också få uppgifter från:
· rekryteringsföretag, bemanningsföretag eller andra samarbetspartner som presenterar dig;
· referenspersoner som du har angett;
· allmänt tillgängliga professionella källor, exempelvis en yrkesprofil som är relevant för tjänsten;
· leverantörer av tester eller bakgrundskontroller, om detta ingår i processen och är lagligen tillåtet;
· en nuvarande medarbetare som rekommenderar dig, förutsatt att det är rimligt att anta att du vill bli kontaktad.
När uppgifterna inte har samlats in direkt från dig lämnar vi den information som krävs enligt dataskyddsreglerna inom tillämplig tid.
5. Varför vi behandlar uppgifterna och rättslig grund
Vi behandlar personuppgifter endast för tydliga ändamål och med en rättslig grund:
Hantera ansökan och genomföra rekryteringen
För att ta emot och administrera ansökningar, kommunicera med dig, bedöma dina kvalifikationer, genomföra intervjuer och tester, fatta rekryteringsbeslut och dokumentera processen. Behandlingen grundas normalt på vårt berättigade intresse av att rekrytera rätt kompetens. När du på eget initiativ söker en tjänst kan vissa åtgärder också vara nödvändiga för att vidta åtgärder på din begäran innan ett anställningsavtal ingås.
Kontrollera uppgifter och inhämta referenser
För att verifiera relevanta meriter och kontakta referenser. Behandlingen grundas normalt på vårt berättigade intresse av en tillförlitlig och säker rekrytering. Vi informerar dig innan vi kontaktar referenser. Bakgrundskontroller genomförs endast när de är motiverade av tjänstens art och efter en särskild bedömning av laglighet och proportionalitet.
Uppfylla rättsliga skyldigheter och hantera rättsliga anspråk
För att uppfylla krav enligt bland annat arbetsrätt, diskrimineringsrätt, bokföring eller myndighetsbeslut samt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Grunden är rättslig förpliktelse eller vårt berättigade intresse av att tillvarata våra rättigheter.
Erbjuda framtida karriärmöjligheter
Om du uttryckligen samtycker till att ingå i vår kandidatpool behandlar vi dina personuppgifter för att kunna kontakta dig om framtida relevanta tjänster. Behandlingen grundas på ditt samtycke, som du när som helst kan återkalla genom att kontakta oss. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomförts innan samtycket återkallades.
Förbättra rekryteringsprocessen
Vi kan sammanställa statistik och analysera rekryteringsprocessens effektivitet. Så långt det är möjligt använder vi aggregerade eller anonymiserade uppgifter. När personuppgifter behandlas grundas detta på vårt berättigade intresse av att förbättra vår verksamhet.
6. Intresseavvägning
När vi stödjer behandlingen på berättigat intresse har vi bedömt att behandlingen är nödvändig för det angivna ändamålet och att vårt intresse inte väger tyngre än dina intressen, grundläggande rättigheter och friheter. Du kan kontakta oss för mer information om bedömningen och har rätt att invända mot sådan behandling.
7. Mottagare av personuppgifter
Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete får tillgång till dem. Vi kan dela uppgifter med:
· rekryterande chefer, HR och andra relevanta beslutsfattare inom LaborFlow Consulting AB;
· leverantörer av rekryteringssystem, IT-drift, kommunikation, tester, referenstagning eller bakgrundskontroller;
· rekryterings- och bemanningspartner som deltar i processen;
· myndigheter, domstolar, juridiska rådgivare eller andra mottagare när detta krävs enligt lag eller är nödvändigt för rättsliga anspråk;
· en köpare eller rådgivare i samband med en omorganisation, fusion eller överlåtelse, under lämplig sekretess.
Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal och får endast behandla uppgifterna enligt våra dokumenterade instruktioner.
8. Överföringar utanför EU/EES
Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Om en leverantör eller mottagare behandlar uppgifter utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen har stöd i ett beslut om adekvat skyddsnivå eller omfattas av lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler, tillsammans med kompletterande åtgärder när det behövs. Kontakta oss om du vill veta mer om aktuella överföringar eller få information om tillämpliga skyddsåtgärder.
9. Hur länge vi sparar uppgifterna
Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för ändamålen eller så länge lag kräver. LaborFlow ska fastställa och dokumentera följande tidsfrister före publicering:
· Pågående rekrytering: under rekryteringsprocessen och därefter i 24 månader för uppföljning och hantering av eventuella rättsliga anspråk.
· Kandidatpool: i 24 månader från ditt godkännande eller senaste meningsfulla kontakt, varefter uppgifterna raderas eller ett nytt val inhämtas.
· Tester och intervjunoteringar sparas under rekryteringsprocessen och i högst 24 månader efter att processen har avslutats, medan resultat från bakgrundskontroller raderas så snart kontrollen har slutförts och inte längre behövs, om uppgifterna inte måste sparas längre enligt lag eller för att hantera rättsliga anspråk.
· Uppgifter som måste sparas enligt lag eller för ett pågående rättsligt anspråk: så länge skyldigheten eller ärendet består.
När lagringstiden löper ut raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt. Säkerhetskopior rensas enligt våra fastställda cykler.
10. Automatiserade beslut och AI
LaborFlow fattar inte beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig betydande. Om vi i framtiden skulle använda sådan behandling informerar vi dig i förväg om logiken, betydelsen och de förutsedda konsekvenserna samt om din rätt till mänsklig granskning och att bestrida beslutet. Verktyg som hjälper till att sortera eller sammanfatta ansökningar får inte ersätta en meningsfull mänsklig bedömning utan särskild rättslig analys.
11. Säkerhet
Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, ändring och spridning. Åtgärderna omfattar, beroende på risk, behörighetsstyrning, loggning, kryptering, säkerhetskopiering, leverantörskontroller och utbildning av berörd personal.
12. Dina rättigheter
Beroende på omständigheterna har du rätt att:
· få information om och tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig;
· begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter;
· begära radering eller begränsning av behandlingen;
· invända mot behandling som grundas på berättigat intresse;
· få ut vissa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när rätten till dataportabilitet gäller;
· återkalla ett samtycke när behandlingen grundas på samtycke;
· inte bli föremål för ett otillåtet beslut som enbart grundas på automatiserad behandling.
Rättigheterna är inte absoluta och kan begränsas enligt lag. För att skydda dina uppgifter kan vi behöva verifiera din identitet. Kontakta oss via office@laborflow.se. Vi besvarar din begäran inom den tidsfrist som följer av tillämpliga dataskyddsregler.
13. Klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsreglerna vill vi gärna att du kontaktar oss först. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller till tillsynsmyndigheten i det EU/EES-land där du bor eller arbetar eller där den påstådda överträdelsen har ägt rum.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) | www.imy.se | imy@imy.se
14. Ändringar i policyn
Vi kan uppdatera denna policy när våra behandlingar eller rättsliga krav förändras. Den senaste versionen publiceras på www.laborflow.se. Vid väsentliga förändringar informerar vi på lämpligt sätt.
15. Kontakt
Frågor om denna policy eller vår behandling av dina personuppgifter skickas till:
· E-post: office@laborflow.se
· Postadress: Lillgårdens Gränd 3/1001, 43657 Hovås, Sverige.
· Dataskyddsombud, om tillämpligt: Katarzyna Sikora, katarzyna.sikora@laborflow.se
Publiceringskontroll för LaborFlow
· ☐ Juridiskt bolagsnamn, organisationsnummer och adress är korrekta.
· ☐ Alla rekryteringssystem, testleverantörer och bakgrundskontroller är kartlagda.
· ☐ Rättslig grund är fastställd för varje ändamål; samtycke används inte slentrianmässigt.
· ☐ Lagringstider stämmer med faktisk raderingsrutin och regler om rättsliga anspråk.
· ☐ Överföringar utanför EU/EES och skyddsåtgärder är dokumenterade.
· ☐ Användning av AI, profilering eller automatisk sortering beskrivs sanningsenligt.
· ☐ Kontaktadress, karriärsidans URL och datum är ifyllda.
· ☐ Slutlig granskning är gjord av ansvarig för dataskydd/juridik.